W celu uzyskania pomocy z Ośrodka Pomocy Społecznej należy przede wszystkim nawiązać kontakt z pracownikiem socjalnym. Może to zrobić:
- osoba zainteresowana,
- jej przedstawiciel ustawowy,
- inna osoba, za zgodą zainteresowanego.
Jeśli sytuacja osobista czy zdrowotna nie pozwala na bezpośrednią wizytę w Ośrodku można nawiązać kontakt również w inny sposób np. drogą pocztową, wysłać e-mail czy telefonicznie.
Podstawą rozpoczęcia procedury pomocowej jest złożenie wniosku o udzielenie pomocy społecznej. Sygnały o występujących w środowisku potrzebach zgłaszane są także do Ośrodka Pomocy Społecznej przez pedagogów szkolnych, wychowawców, nauczycieli, kuratorów sądowych, służbę zdrowia i mieszkańców naszego miasta. Po każdym takim sygnale pracownicy socjalni kontaktują się z osobą zainteresowaną celem rozeznania potrzeb i ewentualnego podjęcia stosownych działań. Pomoc społeczna może być także udzielana z urzędu.
Decyzje administracyjne dotyczące pomocy wydawane są w formie pisemnej po przeprowadzeniu przez pracownika socjalnego wywiadu środowiskowego (rodzinnego) w miejscu zamieszkania klienta. Pracownik socjalny ustala termin przeprowadzenia wywiadu środowiskowego (rodzinnego) w miejscu zamieszkania osoby lub rodziny ubiegającej się o pomoc, a w sprawach nie cierpiących zwłoki, w miejscu pobytu osoby ubiegającej się. Celem wywiadu środowiskowego jest rozeznanie sytuacji materialnej, rodzinnej, zdrowotnej, zawodowej i mieszkaniowej osoby/rodziny ubiegającej się o pomoc. Pracownik socjalny przeprowadza wywiad środowiskowy w ciągu 14 dni od daty wszczęcia postępowania, a w sprawach pilnych w terminie 2 dni. Strona występująca o pomoc powinna zgromadzić dokumenty stanowiące podstawę ustalenia jej danych personalnych, stanu zdrowia, sytuacji rodzinnej i materialnej. W trakcie przeprowadzania wywiadu ustala się także dane rodziny zobowiązanej do alimentacji, celem przeprowadzenia rozeznania możliwości pomocy rodzinie znajdującej się w trudnej sytuacji.
Każda sprawa rozpatrywana jest indywidualnie. Sytuacje osobistą, rodzinną, dochodową osoby lub rodziny ustala się na podstawie następujących dokumentów:
- dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość,
- skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka lub książeczki zdrowia dziecka (do wglądu),
- dokumentów określających status cudzoziemca w Rzeczypospolitej Polskiej,
- decyzji właściwego organu w sprawie renty, emerytury, świadczenia przedemerytalnego lub zasiłku przedemerytalnego,
- orzeczenia komisji do spraw inwalidztwa i zatrudnienia wydanego przed dniem 1 września 1997 r., orzeczenia lekarza orzecznika o niezdolności do pracy, niezdolności do samodzielnej egzystencji, orzeczenia komisji lekarskiej,
- orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności,
- zaświadczenia albo oświadczenia o wysokości wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia, zawierającego informacje o wysokości potrąconej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez ubezpieczonego oraz składki na ubezpieczenie chorobowe,
- zaświadczenia albo oświadczenia o wysokości wynagrodzenia uzyskiwanego na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy o dzieło albo w okresie członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych (usług rolniczych), zawierającego informacje o potrąconej zaliczce na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez ubezpieczonego oraz składki na ubezpieczenie chorobowe,
- zaświadczenia albo oświadczenia o okresie zatrudnienia, w tym o okresach, za które były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, oraz o okresach nieskładkowych,
- dowodu otrzymania renty lub emerytury, zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego,
- zaświadczenia urzędu gminy albo oświadczenia o powierzchni gospodarstwa rolnego w hektarach przeliczeniowych,
- zaświadczenia albo oświadczenia o kontynuowaniu nauki w gimnazjum, szkole ponadgimnazjalnej, szkole ponadpodstawowej lub szkole wyższej,decyzji starosty o uznaniu lub odmowie uznania za osobę bezrobotną, utracie statusu osoby bezrobotnej, o przyznaniu, odmowie przyznania, wstrzymaniu, wznowieniu wypłaty oraz utracie lub pozbawieniu prawa do zasiłku dla bezrobotnych, świadczenia szkoleniowego, stypendium, dodatku aktywizacyjnego albo oświadczenia o pozostawaniu w ewidencji bezrobotnych lub poszukujących pracy,
- decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o ustaleniu kapitału początkowego,
- zaświadczenia albo oświadczenia o zobowiązaniu do opłacania składki na ubezpieczenie społeczne rolników,
- zaświadczenia albo oświadczenia o zadeklarowanej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą,
- zaświadczenia albo oświadczenia, o których mowa w art. 8 ust. 7 i 8,
- zaświadczenia albo oświadczenia o uzyskaniu dochodu, o którym mowa w art. 8 ust. 11 i 12,
- decyzji organów przyznających świadczenia pieniężne,
- oświadczenia o stanie majątkowym,
- innych dokumentów wskazanych przez pracownika socjalnego, niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy.
Powyższe oświadczenia składane będą pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań – „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”.
W celu przezwyciężenia trudnej sytuacji życiowej pracownik socjalny wspólnie z osobą/rodziną ubiegającą się o pomoc opracowuje plan postępowania – plan pracy socjalnej. Osoba lub rodzina korzystająca z pomocy społecznej zobowiązana jest do współpracy z pracownikiem socjalnym w rozwiązywaniu swojej trudnej sytuacji życiowej. Brak takiej współpracy bądź odmowa udzielenia i udokumentowania wywiadu stanowi przesłankę do odmowy przyznania pomocy.
Potrzeby osób i rodzin korzystających z pomocy społecznej zostają uwzględnione, jeżeli odpowiadają celom i możliwościom finansowym Ośrodka.
Wszystkie dokonywane uzgodnienia zawierane są w formie pisemnej. Z osobami w wieku produkcyjnym zdolnymi do wykonywania pracy oraz w przypadku osób, które powinny podjąć działania niezbędne do poprawy własnej sytuacji życiowej zawiera się kontrakty socjalne. Kontrakt socjalny to pisemna umowa zawarta z osobą/rodziną ubiegającą się o pomoc, określająca prawa i zobowiązania obu stron.
Każda sprawa rozpatrywana jest indywidualnie z zastosowaniem zasady, że odmowa nie może mieć negatywnego wpływu na zabezpieczenie potrzeb nieletnich dzieci. Po zakończeniu postępowania zostaje wydana decyzja administracyjna rozstrzygająca wniosek o pomoc. Od każdej decyzji przysługuje prawo do odwołania w trybie wskazanym w pouczeniu decyzji.
Świadczenia z pomocy społecznej realizowane są w formie pieniężnej i niepieniężnej a uprawnione do ich pobierania są osoby składające wniosek bądź osoby wskazane przez wnioskodawcę w formie pełnomocnictwa.